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Guía del mensaje EDIFACT ORDRSP (respuesta al pedido)

Si el mensaje ORDERS es la pregunta, el mensaje ORDRSP (Purchase Order Response Message) es la respuesta. En cualquier flujo de EDIFACT, el ORDRSP es la comunicación crítica que envía el vendedor al comprador para confirmar, modificar o rechazar un pedido recibido. Es el paso que cierra el bucle de la solicitud y da certeza a la cadena de suministro.

Saber cómo construir e interpretar un mensaje ORDRSP es vital para gestionar las expectativas y evitar discrepancias que luego afectarían al albarán (DESADV) y a la factura (INVOIC). Esta guía te enseñará todo lo que necesitas saber.

¿Qué es un mensaje ORDRSP y cuál es su función?

Un ORDRSP no es un simple acuse de recibo. Es una respuesta comercial con implicaciones operativas. Sus funciones principales son:

  • Aceptar un Pedido: Confirmar que el pedido se ha recibido y que se servirá tal y como se solicitó.
  • Rechazar un Pedido: Informar de que el pedido no puede ser procesado, ya sea en su totalidad o para líneas específicas (por falta de stock, producto descatalogado, etc.).
  • Proponer Cambios (el caso más común): Aceptar el pedido pero con modificaciones. Esto puede incluir cambios en las cantidades (si no hay suficiente stock), en las fechas de entrega o incluso sugerir productos sustitutivos.

Utilizar el ORDRSP correctamente proporciona visibilidad inmediata al comprador, permitiéndole ajustar su planificación sin tener que esperar a la recepción de la mercancía.

¿Cómo construir un mensaje ORDRSP? Estructura y segmentos clave

La estructura de un ORDRSP es similar a la de un `ORDERS`, pero su propósito cambia el significado de algunos segmentos clave.

BGM (beginning of message)

Identifica el mensaje como una respuesta a un pedido y le asigna un número de referencia único.

BGM+231+ORSP12856+4'
  • 231: Código que identifica el documento como "Respuesta a Pedido de Compra".
  • ORSP12856: El número de esta respuesta, asignado por el vendedor.
  • 4: Código de función del mensaje. '4' (Change) indica que se aceptan algunos ítems con cambios. Otros códigos comunes son '29' (Aceptado sin cambios) o '27' (No aceptado).

RFF (referencia)

Este segmento es **mandatorio y crucial**. Se utiliza para enlazar esta respuesta con el pedido original al que contesta.

RFF+ON:652744'
  • ON: Calificador para "Número de Pedido del Comprador" (Order Number).
  • 652744: El número del mensaje `ORDERS` original al que se está respondiendo.

LIN (line item) y los códigos de acción

Aquí reside la inteligencia del ORDRSP. Cada línea del pedido original se responde con un segmento LIN que contiene un código de acción. Este código le dice al comprador el estado de cada producto solicitado.

LIN+1+5+3312345501102:SRV'
LIN+2+3+3312345501003:SRV'
LIN+3+7+3312345501096:SRV'

El segundo elemento del segmento LIN es el código de acción:

Código Significado Explicación Práctica
5 Aceptado "Recibido y confirmado. Te enviaremos este producto tal cual lo pediste."
3 Cambiado "Acepto servir este producto, pero con cambios. Revisa los segmentos siguientes (QTY, DTM) para ver las modificaciones."
7 No Aceptado "No podemos servirte este producto. Queda rechazado."
1 Añadido "Además de lo que pediste, te propongo añadir esta línea (ej. para un producto sustitutivo)."
4 Sin acción "He recibido esta línea pero aún no la he procesado. Te informaré más adelante."

QTY (Quantity) y DTM (Date/Time/Period) a nivel de línea

Cuando una línea tiene el código de acción '3' (Cambiado), los segmentos `QTY` y `DTM` que le siguen especifican cuál es el cambio. Por ejemplo, si un comprador pidió 100 unidades y el vendedor solo puede servir 80, el `QTY` en el ORDRSP indicará `QTY+12:80` (Cantidad a despachar: 80).

Ejemplo completo de un mensaje ORDRSP

Este ejemplo responde a un pedido de 3 productos:

UNH+ME000001+ORDRSP:D:01B:UN:EAN009'
BGM+231+ORSP12856+4'
DTM+137:20250330:102'
RFF+ON:652744'
DTM+171:20250325:102'
NAD+BY+5412345000013::9'
NAD+SU+4012345500004::9'
LIN+1+5+3312345501102:SRV'
LIN+2+3+3312345501003:SRV'
QTY+12:40'
DTM+69:20250915:102'
LIN+3+7+3312345501096:SRV'
UNS+S'
CNT+2:3'
UNT+15+ME000001'

Comentarios del ejemplo:

  • BGM+231+ORSP12856+4': Es una respuesta a pedido (`231`) que contiene cambios (`4`).
  • RFF+ON:652744': Responde al pedido original número `652744`.
  • LIN+1+5...: La primera línea del pedido se acepta sin cambios (`5`).
  • LIN+2+3...: La segunda línea se acepta con cambios (`3`).
  • QTY+12:40': El cambio es en la cantidad. En lugar de la cantidad pedida, se confirma una cantidad a despachar de 40 unidades.
  • DTM+69:20250915:102': También se cambia la fecha. La fecha de entrega prometida (`69`) es ahora el 15 de septiembre de 2025.
  • LIN+3+7...: La tercera línea del pedido se rechaza (`7`).
  • CNT+2:3': El mensaje contiene 3 líneas de producto (segmentos LIN).