El mensaje ORDERS en el estándar EDIFACT

El mensaje ORDERS en EDIFACT es uno de los más utilizados en el intercambio electrónico de datos para gestionar pedidos de compra entre empresas. Se trata de un formato estandarizado que permite transmitir, de forma automática y sin ambigüedades, toda la información necesaria para iniciar una transacción comercial. A lo largo de este artículo veremos con detalle qué es un mensaje ORDERS, cómo se estructura y cuáles son sus ventajas en la comunicación entre comprador y vendedor.

¿Qué es un Mensaje EDIFACT ORDERS?

El mensaje ORDERS (Purchase Order Message o Pedido de Compra) es el corazón de cualquier ciclo comercial automatizado. Es el documento electrónico estándar que un comprador envía a un vendedor para solicitar formalmente bienes o servicios. Dentro del ecosistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos), el ORDERS es el pistoletazo de salida para procesos como el envío de mercancía (mensaje DESADV) y la facturación (mensaje INVOIC).

Dominar el mensaje ORDERS es fundamental para cualquier profesional que trabaje con EDI, ya sea en logística, retail, automoción o cualquier sector que dependa de una cadena de suministro eficiente. Esta guía te proporcionará una visión completa y práctica de su estructura y uso.

Estructura del Mensaje ORDERS (EANCOM D.01B)

Un mensaje ORDERS no es un bloque de texto plano, sino una secuencia estructurada de segmentos, cada uno con un propósito específico. A continuación se muestra la estructura jerárquica, indicando si cada segmento es Mandatorio (M) u Opcional (C) y su número máximo de repeticiones.

(Nota: Esta es una vista simplificada. Para la estructura completa, consulte la documentación oficial de GS1 EANCOM®).

Desglose de Segmentos Clave

Para entender un ORDERS en la práctica, centrémonos en los segmentos que llevan la información más crítica.

BGM (Beginning of Message)

Identifica el tipo de documento y su número. Es el encabezado del pedido.

Ejemplo: BGM+220+PO-2025-001+9

• 220: Código que identifica el documento como un "Pedido de Compra" (Order).
• PO-2025-001: Número de pedido asignado por el comprador.
• 9: Código que indica que es un mensaje "Original".

DTM (Date/Time/Period)

Especifica todas las fechas relevantes del pedido. Se puede repetir para diferentes conceptos.

Ejemplo: DTM+137:20250812:102'

• 137: Calificador para "Fecha de creación del documento".
• 20250812: La fecha en formato CCYYMMDD (12 de Agosto de 2025).
• 102: Código que confirma el formato CCYYMMDD.

NAD (Name and Address)

Identifica a las partes involucradas (comprador, vendedor, lugar de entrega...). Se usan códigos GLN (Global Location Number) para una identificación única.

Ejemplo: NAD+BY+5412345000013::9

• BY: Calificador para "Comprador" (Buyer).
• 5412345000013: El código GLN que identifica de forma única a la empresa compradora.
• 9: Código que indica que el identificador es un GLN asignado por GS1.

LIN (Line Item)

El inicio de una línea de producto. Cada producto del pedido tendrá su propio segmento LIN.

Ejemplo: LIN+1++400862141404:SRV

• 1: Número de línea (la primera línea del pedido).
• 400862141404: El GTIN (Global Trade Item Number) del producto.
• SRV: Código que confirma que el identificador es un GTIN de GS1.

QTY (Quantity)

Especifica la cantidad del producto de la línea actual.

Ejemplo: QTY+21:48

• 21: Calificador para "Cantidad pedida" (Ordered quantity).
• 48: La cantidad. En este caso, 48 unidades.

PRI (Price Details)

Detalla el precio del producto de la línea actual.

Ejemplo: PRI+AAA:14.58

• AAA: Calificador para "Precio neto de cálculo" (Calculation net). Es el precio final por unidad para el comprador.
• 14.58: El precio unitario.

Ejemplo Completo de un Mensaje ORDERS

Aquí tienes un ejemplo práctico que une todos estos conceptos.

UNH+ME000001+ORDERS:D:01B:UN:EAN010'
                BGM+220+128576+9'
                DTM+137:20250830:102'
                RFF+CT:652744'
                NAD+BY+5412345000013::9'
                NAD+SU+4012345500004::9'
                CUX+2:GBP:9'
                LIN+1++400862141404:SRV'
                PIA+1+ABC1234:IN'
                QTY+21:48'
                MOA+203:699.84'
                PRI+AAA:14.58'
                LOC+7+3312345501003::9'
                QTY+11:24'
                DTM+2:20250913:102'
                LOC+7+3312345502000::9'
                QTY+11:24'
                DTM+2:20250915:102'
                UNS+S'
                CNT+2:1'
                UNT+20+ME000001'
                

Comentarios del ejemplo:

• BGM+220+128576+9': Es un pedido original (9) con el número 128576.
• DTM+137:20250830:102': El pedido se creó el 30 de agosto de 2025.
• NAD+BY... y NAD+SU...: Identifican al comprador y al vendedor mediante sus GLN.
• CUX+2:GBP:9': La moneda del pedido es la Libra Esterlina (GBP).
• LIN+1...: Comienza la primera línea de producto, identificado por su GTIN.
• PIA+1...: Se añade un código de artículo interno del comprador (ABC1234).
• QTY+21:48': Se piden 48 unidades en total de este producto.
• PRI+AAA:14.58': El precio neto por unidad es de 14.58.
• LOC+7... y QTY+11:24': Aquí se ve un desglose (split delivery). Se envían 24 unidades a un primer lugar de entrega...
• DTM+2:20250913:102': ...para ser entregadas el 13 de septiembre.
• LOC+7... y QTY+11:24': ...y las otras 24 unidades se envían a un segundo lugar...
• DTM+2:20250915:102': ...para ser entregadas el 15 de septiembre.
• CNT+2:1': Control: el mensaje contiene 1 línea de producto (segmento LIN).
• UNT+20+ME000001': Cierre: el mensaje tiene un total de 20 segmentos.