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Guía del mensaje EDIFACT INVOIC (Factura Electrónica)

En el contexto del estándar EDIFACT, el mensaje INVOIC (Invoice Message) es el documento electrónico que formaliza la reclamación de pago de bienes o servicios. Es el cierre natural del ciclo comercial, y su correcta construcción asegura que las condiciones pactadas se reflejen fielmente en la facturación.

El INVOIC se utiliza no solo para facturas estándar, sino también para notas de crédito, notas de débito y facturas rectificativas, todo dependiendo de cómo se configure el segmento BGM. Dominar su estructura es esencial para cualquier empresa que trabaje con intercambio electrónico de datos (EDI).

¿Para qué sirve un mensaje INVOIC? Propósito y ventajas

  • Reclamación de Pago: Solicita formalmente el pago por bienes o servicios entregados.
  • Soporte Multiuso: Permite emitir facturas, notas de crédito (381), notas de débito (383) y facturas rectificativas (384).
  • Integración Total: Puede referenciar pedidos (ORDERS), confirmaciones (ORDRSP) y avisos de expedición (DESADV).
  • Base para Contabilidad: Contiene información fiscal, impuestos, importes y divisas necesarias para la contabilidad y el cumplimiento legal.

¿Cómo construir un mensaje INVOIC? Estructura y segmentos clave

El INVOIC sigue una estructura en tres partes: Cabecera, detalle y resumen.

Segmentos de cabecera

  • UNH: Identifica el inicio del mensaje y su tipo (INVOIC:D:01B:UN:EAN011).
  • BGM: Define el tipo de documento (ej. 380 = Factura) y su función (9 = Original).
  • DTM: Fechas clave, como fecha de emisión (137).
  • NAD: Identifica a las partes. Entre los más importantes o habituales: comprador (BY), proveedor (SU), y facturado a (IV).
  • CUX: Moneda de la transacción.

Segmentos de detalle (por cada línea de factura)

  • LIN: Número de línea y código de producto.
  • QTY: Cantidad facturada.
  • PRI: Precio unitario.
  • MOA: Importe de la línea (MOA+203).
  • TAX: Tipo e importe de impuestos por línea.

Segmentos de resumen

  • UNS: Separador de secciones.
  • CNT: Número de líneas.
  • MOA: Totales de la factura (base imponible, impuestos, total).

Ejemplo de mensaje INVOIC

UNH+1+INVOIC:D:01B:UN:EAN011'
BGM+380+F2025000123+9'
DTM+137:20250801:102'
NAD+BY+5412345000013::9'
NAD+SU+4012345500004::9'
NAD+IV+5412345678908::9'
CUX+2:EUR:4'
LIN+1++5412345111115:SRV'
QTY+47:40'
PRI+AAA:14.50:CA'
MOA+203:580'
TAX+7+VAT+++:::21+S'
MOA+124:121.80'
UNS+S'
CNT+2:1'
MOA+125:580'
MOA+124:121.80'
UNT+23+1'

El INVOIC en el flujo EDI

El INVOIC cierra el ciclo "Order-to-Cash":

  1. El comprador envía un ORDERS al vendedor.
  2. El vendedor responde con un ORDRSP y envía la mercancía (DESADV).
  3. Finalmente, el vendedor emite un INVOIC con los precios y condiciones acordadas.

Dominar el mensaje INVOIC asegura que la facturación sea precisa, cumpla con la normativa y se integre sin fricciones en los sistemas de gestión de ambas partes.